Datenschutzerklärung Polly KI

Stand: 08.04.2024

Inhaltsverzeichnis

Verantwortliche Stelle
Übersicht der Verarbeitungen
Erhebung personenbezogener Daten
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Einsatz der KI-Telefonie
Empfänger personenbezogener Daten
Datenübermittlung in Drittländer
Speicherdauer
Datensicherheit
Betroffenenrechte
Änderung dieser Datenschutzerklärung
Kontakt

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

KoBra Dataworks GmbH
Am Bugapark 60
45899 Gelsenkirchen
Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer: Jan Koch

E-Mail: team@kobra-dataworks.de
Website: https://pollyki.de

2. Übersicht der Verarbeitungen

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit unserem KI-Telefonagenten "Polly KI" erheben, verarbeiten und nutzen. Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist uns wichtig, und wir halten uns an die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Die folgenden Abschnitte informieren Sie transparent darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wie wir sie verarbeiten und welche Rechte Sie haben.

3. Erhebung personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten folgende personenbezogene Daten im Rahmen Ihrer Anmeldung und der darauffolgenden Nutzung von Polly KI:

3.1 Bei der Anmeldung:

Name (Vor- und Nachname)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Zeitpunkt der Anmeldung
Anmerkungen oder Anfragen, die Sie gegebenenfalls bei der Anmeldung mitteilen

3.2 Bei Telefonaten mit Polly KI:

Aufzeichnung und Transkription des Gesprächsinhalts
Datum, Uhrzeit und Dauer des Telefonats
Inhaltliche Informationen, die Sie während des Gesprächs mitteilen
Metadaten des Telefonats (technische Informationen der Verbindung)

3.3 Technische Daten:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Verwendetes Endgerät und Betriebssystem
Browser-Typ und -Version (bei Websitenutzung)
Logfiles und Protokolldaten zur Systemsicherheit und Fehleranalyse

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

4.1 Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung vertraglicher Pflichten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Informationen zu Ihrem Interesse an unseren Dienstleistungen zu erfassen. Das initiale Gespräch mit unserem KI-Telefonagenten dient dazu, Ihre Bedürfnisse besser zu verstehen und Ihnen in nachfolgenden Schritten passende Angebote unterbreiten zu können.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen)

4.2 Berechtigte Interessen

Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, unsere Dienstleistungen zu verbessern, Kundenbedürfnisse besser zu verstehen und unsere Kommunikation zu optimieren. Zu diesem Zweck analysieren wir in anonymisierter oder pseudonymisierter Form die geführten Gespräche.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)

4.3 Einwilligung

Für bestimmte Datenverarbeitungen, insbesondere die Aufzeichnung und Speicherung von Telefongesprächen, holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung ein. Diese wird zu Beginn des Telefongesprächs durch den KI-Agenten eingeholt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

4.4 Rechtliche Verpflichtungen

In bestimmten Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten zu verarbeiten, etwa zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)

5. Einsatz der KI-Telefonie

5.1 Funktionsweise

Unser KI-Telefonagent "Polly KI" ist eine fortschrittliche künstliche Intelligenz, die Telefongespräche führen kann. Dabei werden Ihre Äußerungen mittels automatisierter Spracherkennung erfasst, analysiert und beantwortet. Die KI nutzt dabei fortschrittliche Sprachverarbeitungstechnologien, um auf Ihre Fragen und Anliegen einzugehen.

5.2 Transparenz

Zu Beginn jedes Gesprächs wird der KI-Agent sich als solcher zu erkennen geben und darauf hinweisen, dass es sich nicht um einen menschlichen Gesprächspartner handelt. Sie erhalten außerdem Informationen darüber, dass das Gespräch aufgezeichnet wird und zu welchen Zwecken dies geschieht.

5.3 Aufzeichnung und Transkription

Die Gespräche mit Polly KI werden aufgezeichnet und in Textform transkribiert. Dies dient zur:

Dokumentation Ihrer Anfrage und Ihres Interesses
Qualitätssicherung und Verbesserung unseres Dienstes
Erstellung von individualisierten Angeboten auf Basis Ihrer Angaben
Analyse und Optimierung der KI-Funktionalität

5.4 Datensicherheit bei der KI-Nutzung

Wir setzen technische Maßnahmen ein, um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Verarbeitung durch unsere KI zu gewährleisten. Die verarbeiteten Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert.

6. Empfänger personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten können an folgende Kategorien von Empfängern weitergegeben werden:

6.1 Interne Empfänger

Berechtigte Mitarbeiter unseres Unternehmens (z.B. Vertrieb, Kundenservice, IT)

6.2 Externe Dienstleister

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter für uns tätig sind:

RetellAI: Bereitstellung der KI-Telefonie-Funktionen
ElevenLabs: Sprachsynthese für den KI-Agenten
OpenAI: Verarbeitung und Interpretation der Gespräche
Hosting-Anbieter für unsere Server in Frankfurt, Deutschland

Mit allen externen Dienstleistern haben wir entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen, die die datenschutzkonforme Verarbeitung Ihrer Daten sicherstellen.

6.3 Übermittlung an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an andere Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet oder Sie haben ausdrücklich eingewilligt.

7. Datenübermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister (RetellAI und OpenAI) haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten dort. Die Übermittlung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie zusätzlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten.

Wir unternehmen alle angemessenen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Daten auch bei der Verarbeitung in Drittländern angemessen geschützt sind.

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder wie es die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorsehen:

Anmeldedaten: 3 Jahre nach dem letzten Kontakt
Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte: 6 Monate nach dem Gespräch
Bei Vertragsabschluss im Nachgang: Speicherung für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6-10 Jahre nach Vertragsende)

Nach Ablauf dieser Fristen werden Ihre Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Diese Maßnahmen umfassen:

Verschlüsselung bei der Datenübertragung (SSL/TLS)
Verschlüsselung bei der Datenspeicherung
Zugriffskontrollen und -beschränkungen
Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und -tests
Mitarbeiterschulungen zum Datenschutz

Trotz dieser Maßnahmen kann keine absolute Sicherheit gewährleistet werden. Sollten Sie Kenntnis von Sicherheitsverletzungen erlangen, bitten wir Sie, uns umgehend zu informieren.

10. Betroffenenrechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

10.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.

10.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

10.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit keine rechtlichen Gründe der Löschung entgegenstehen.

10.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

10.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

10.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, soweit diese auf Grundlage berechtigter Interessen erfolgt.

10.7 Widerrufsrecht bei Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

10.8 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

11. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unseres Dienstes oder der Datenverarbeitung anzupassen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie stets auf unserer Website unter https://pollyki.de/datenschutz.

12. Kontakt

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte haben, können Sie sich jederzeit an uns wenden:

KoBra Dataworks GmbH
Am Bugapark 60
45899 Gelsenkirchen
Deutschland

E-Mail: datenschutz@pollyki.de